Tietosuojaseloste

Rekisteri-ilmoitus

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Seura, Y-tunnus: Haka Gym ry, 1009709-6
Osoite: Seurahuoneenkatu 12-14, 37600 Valkeakoski
Sähköposti: toimisto@hakagym.fi

Yhteyshenkilö: Heidi Kiuru
Yhteyshenkilön sähköposti: toiminnanjohtaja@hakagym.fi

Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 
Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenten ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi. Päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä säilytetään enintään 10 vuotta. Lisäksi Haka Gym ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla tietoja käytetään tapahtumakohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu:

  1. Haka Gym ry:n yhdistyslainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.
  2. Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
  3. Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
  4. Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.

Käsiteltävät henkilötiedot:
Rekisterissä käsitellään Haka Gym ry:n jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Syntymävuosi
  • Sukupuoli
  • Tarvittaessa ruoka-aineallergiat ja erityisruokavaliot (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys) (mm. tapahtumat, leirit, koulutukset)
  • Alaikäisen harrastajan osalta huoltajan nimi, puhelinnumero, sähköposti
  • lupa valokuvissa esiintymiseen
  • jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
  • kilpailutulokset ja -ilmoittautumiset
  • lisenssi- ja vakuutustiedot
  • palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus ja verokortti
  • Vaatekoko (voimistelijoilta, valmentajilta ja tapahtumien vapaaehtoisilta)

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä jäseniltä sekä tapahtumiin osallistujilta itseltään tai alaikäisten ollessa kyseessä heidän huoltajilta.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Haka Gym ry:n järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Lasten ja nuorten ryhmien ohjaajilla on osallistujien tiedot käytössään myös paperisena (nimi, syntymäaika, huoltajan nimi ja puhelinnumero). Paperille tulostettuja käsitellään huolellisesti ja ne hävitetään kauden päätyttyä.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Haka Gym ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja eteenpäin soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Haka Gym ry:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan.

Jäsenyyden päättymisen jälkeen kerättyjä tietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta sopimuksen päättymisestä.

Tapahtumaan osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä.
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot.
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä.
- vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu).
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Haka Gym ry:n oikeutettu etu.
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa.
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Haka Gym ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Haka Gym ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavalla laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot
Yhdistyksen (Haka Gym ry:n luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot).

Sopimussuhteissa olevat tahot: Sopimuskumppanin perustiedot (nimi, yhteystiedot), luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).

Tapahtumiin osallistuvien osalta: Allergiatiedot (rekisteröidyn elintärkeä etu).

Muut tiedot tapahtuman järjestämiseksi tai kolmansien tahojen edellyttämät tiedot ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä. (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Sopimusta tai osallistumista ei voida toteuttaa ilman pakollisten tietojen luovuttamista.